Politique d'utilisation de l'intelligence artificielle

I.Objet et engagements

La présente politique a pour objet d'informer de manière transparente les Clients, prospects et visiteurs du site sur l'utilisation que fait le Cabinet de l'intelligence artificielle, dans le respect des obligations issues du Règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle (« AI Act »), des recommandations de la CNIL relatives à l'IA et du Code de déontologie de l'OEC.

Le Cabinet s'engage à :

• une transparence totale sur les usages de l'IA dans l'exécution de ses missions ;
• la supervision humaine systématique de toute production assistée par IA ;
• le respect inconditionnel du secret professionnel dans le choix et le paramétrage des outils d'IA ;
• l'information préalable et explicite du Client en cas d'interaction directe avec un système d'IA (par exemple, un chatbot) ;
• la mise à jour régulière de la présente politique en fonction de l'évolution réglementaire et technologique.

II.Cadre réglementaire applicable

L'utilisation de l'IA par le Cabinet s'inscrit dans le respect des textes suivants :

• Règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle (« AI Act »), entré en vigueur le 1er août 2024 et d'application progressive jusqu'en 2027 :
  • Article 5 : pratiques d'IA interdites (applicable depuis février 2025) ;
  • Article 50 : obligations de transparence (applicable août 2026) : information lors d'interaction avec une IA, marquage des contenus générés ou manipulés par IA ;
  • Annexe III : identification des systèmes d'IA à haut risque.
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ;
• Recommandations de la CNIL sur les systèmes d'IA (constitution des bases d'apprentissage, transparence, droits des personnes) ;
• Code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable (décret n° 2012-432 du 30 mars 2012), notamment :
  • Article 145 et s. sur le secret professionnel ;
  • Article 154 sur les diligences professionnelles ;
  • Cadre de référence du Conseil supérieur de l'Ordre relatif à l'usage de l'IA dans la profession.
• Article 226-13 du Code pénal sur la violation du secret professionnel.

III.Usages déclarés de l'IA au sein du cabinet

Le Cabinet déclare utiliser des systèmes d'IA pour les usages suivants :

Avant toute utilisation, chaque usage est qualifié selon une grille de classification par niveau de risque, alignée sur l'approche de l'AI Act : les usages exploratoires (veille, recherche documentaire) sont réservés à des données publiques, sans aucune donnée client ; les usages professionnels courants s'effectuent dans des environnements sécurisés, avec anonymisation ou pseudonymisation préalable des données et garantie contractuelle de non-réutilisation à des fins d'entraînement ; le traitement de données clients sensibles (comptables, fiscales, sociales) est réservé à des architectures hébergées en Union européenne, sous conditions de sécurité renforcées et double validation humaine. Aucune donnée client ne transite jamais par une application grand public sans garantie contractuelle adaptée à sa sensibilité. Par souci de confidentialité opérationnelle, les outils et l'architecture technique précis retenus par le Cabinet ne sont pas détaillés publiquement ; ils sont documentés dans la charte d'usage interne et communicables à l'Ordre ou à la CNIL sur demande.

3.1 Aide à la rédaction documentaire

Cas d'usage : aide à la rédaction de courriers, notes de synthèse, supports de conseil, documentation interne, premières versions de rapports.
Encadrement : aucune donnée nominative ni information couverte par le secret professionnel n'est transmise à un outil d'IA grand public ; utilisation exclusive d'environnements professionnels garantissant contractuellement l'absence de réutilisation à des fins d'entraînement ; relecture, validation et signature systématiques par l'expert-comptable avant tout envoi au Client ou usage externe. Sur les sujets fiscaux et juridiques, toute règle, source ou conclusion produite par l'IA est systématiquement vérifiée : le Cabinet applique une tolérance zéro face aux hallucinations sur ces sujets.

3.2 Analyse de données comptables

Outils : fonctions d'IA intégrées à notre logiciel de production comptable Pennylane — reconnaissance optique de caractères (OCR), catégorisation automatique d'écritures, détection d'anomalies, suggestions de lettrage.
Cas d'usage : accélération de la saisie comptable, fiabilisation des rapprochements bancaires, identification d'écritures atypiques pour vérification.
Encadrement : prestataire hébergé en Union européenne et lié au Cabinet par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD ; validation manuelle de chaque écriture significative par un collaborateur du Cabinet.

3.3 Assistant conversationnel (chatbot) sur le site

Outils : assistant IA susceptible d'être déployé sur le site pour qualifier les demandes des prospects.
Cas d'usage : répondre aux questions générales sur les offres, orienter vers le formulaire de devis, collecter les coordonnées pour rappel.
Encadrement (conformité AI Act art. 50) : en cas de déploiement, le visiteur est explicitement informé qu'il interagit avec un système d'intelligence artificielle et non avec un être humain ; possibilité à tout moment de demander à être recontacté par un expert humain ; aucune décision contractuelle ou conseil personnalisé n'est délivré par l'assistant IA — toute information à valeur de conseil renvoie systématiquement à un échange humain.

3.4 Automatisation de tâches

Outils : workflows automatisés intégrant des briques d'IA (rappels d'échéances, alertes proactives, génération de tableaux de bord, classification automatique d'emails entrants).
Cas d'usage : dégager du temps d'expertise pour le conseil à haute valeur ajoutée.
Encadrement : les tâches automatisées sont de nature opérationnelle (notifications, classement) et n'emportent aucune décision juridique, fiscale ou sociale sans validation humaine ; journalisation des actions pour traçabilité.

IV.Supervision humaine et responsabilité

Conformément à l'article 14 de l'AI Act et au Code de déontologie OEC :

• Tout livrable produit avec l'aide d'un système d'IA est relu, validé et engagé par un expert-comptable inscrit à l'Ordre ;
• La responsabilité professionnelle du Cabinet est intégrale et ne saurait être transférée à l'outil d'IA utilisé ;
• Le Cabinet conserve la maîtrise du processus décisionnel et la capacité à interrompre, corriger ou ignorer toute proposition de l'IA ;
• Le personnel utilisateur reçoit une formation continue sur les capacités, limites et risques (biais, hallucinations) des systèmes d'IA déployés.

V.Confidentialité et secret professionnel

Le secret professionnel imposé par les articles 226-13 du Code pénal et 145 du Code de déontologie prime sur toute facilité technique. À ce titre :

• Aucune information couverte par le secret professionnel n'est transmise à un système d'IA grand public (ChatGPT version gratuite, Bard, etc.) ;
• L'usage d'outils d'IA conversationnels professionnels est réservé à des comptes Entreprise / API garantissant contractuellement la non-réutilisation des prompts pour l'entraînement des modèles ;
• Les outils sélectionnés sont hébergés dans l'Union européenne chaque fois que techniquement possible ;
• Pour les outils comportant un hébergement hors UE, des garanties supplémentaires sont mises en place (clauses contractuelles types, anonymisation des données soumises, encadrement strict des cas d'usage).

VI.Traitement des données par les outils d'IA

Concernant les éventuelles données personnelles traitées via des outils d'IA :

• Base légale : exécution du contrat de mission (art. 6.1.b RGPD) ou intérêt légitime du Cabinet à améliorer la qualité de ses prestations (art. 6.1.f) ;
• Minimisation : seules les données strictement nécessaires sont soumises aux outils ;
• Pseudonymisation : lorsque techniquement possible, les données sont pseudonymisées avant traitement par l'IA ;
• Pas d'utilisation pour l'entraînement : les contrats avec les prestataires d'IA excluent expressément la réutilisation des données du Cabinet pour entraîner leurs modèles ;
• Durées de conservation : alignées sur celles précisées dans la Politique de confidentialité.

VII.Sélection et gouvernance des outils d'IA

Le Cabinet sélectionne et homologue chaque outil d'IA selon une grille d'évaluation rigoureuse, documentée avant toute mise en production, intégrant notamment :

• la localisation des données (hébergement en Union européenne privilégié, garanties contractuelles renforcées à défaut) ;
• la conformité RGPD et AI Act du prestataire (contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, certifications de sécurité le cas échéant) ;
• les conditions contractuelles excluant explicitement la réutilisation des données du Cabinet et de ses clients pour l'entraînement de modèles tiers ;
• la maturité et la fiabilité du modèle pour un usage professionnel sensible, avec une vigilance renforcée sur les sujets fiscaux et juridiques.

Par souci de confidentialité opérationnelle et de protection de ses méthodes de travail, le Cabinet ne publie pas la liste détaillée des outils et de l'architecture technique retenus. Cette information est documentée dans sa charte d'usage interne de l'IA et communicable, sur demande, à l'Ordre des Experts-Comptables ou à la CNIL dans le cadre d'un contrôle.

Tout collaborateur ayant accès à un outil d'IA professionnel reçoit une formation obligatoire, conformément à l'article 4 du Règlement IA (« AI literacy »), renouvelée annuellement, couvrant le fonctionnement et les limites des modèles génératifs, la conformité RGPD et déontologique, et la prévention des biais et des hallucinations.

VIII.Information spécifique : assistant conversationnel

Conformément à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 (applicable au 2 août 2026), si le site déploie un assistant conversationnel basé sur l'IA, vous serez informé de manière claire et compréhensible, dès le début de l'interaction, que vous échangez avec un système d'intelligence artificielle et non avec une personne physique.

Vous conservez à tout moment le droit :

• de demander à être recontacté par un conseiller humain ;
• de refuser l'interaction avec l'assistant et d'utiliser les canaux classiques (formulaire de devis, email, prise de RDV).

IX.Vos droits face à une décision automatisée

Conformément à l'article 22 du RGPD, vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

Le Cabinet vous garantit :

• qu'aucune décision contractuelle, fiscale, sociale ou juridique ne sera prise à votre encontre sur la base exclusive d'un traitement automatisé par IA ;
• le droit d'obtenir une intervention humaine sur toute production ou évaluation issue d'un outil d'IA ;
• le droit d'exprimer votre point de vue et de contester toute conclusion fondée sur un traitement automatisé ;
• le droit à des informations utiles sur la logique sous-jacente au traitement automatisé éventuellement utilisé.

X.Gouvernance interne de l'IA

Le Cabinet a mis en place un cadre de gouvernance interne rigoureux :

• Charte d'usage interne de l'IA, signée par tout collaborateur, stagiaire ou prestataire ayant accès à ces outils, couvrant aussi bien les outils généralistes que les solutions intégrées aux logiciels métier du Cabinet ;
• Registre des usages et des tests d'IA, documentant pour chaque usage sensible l'outil utilisé, la finalité, la nature des données et les mesures de sécurité mises en œuvre, tenu à disposition de l'Ordre, de la CNIL ou de l'administration en cas de contrôle ;
• Évaluation et homologation préalables de chaque nouvel outil d'IA selon une grille intégrant transparence, robustesse, sécurité, conformité réglementaire et déontologique ;
• Revue trimestrielle de la charte interne et de la présente politique, et révision immédiate en cas d'évolution réglementaire majeure ;
• Sanctions internes proportionnées en cas de manquement à la charte, pouvant aller jusqu'à la suspension immédiate de l'accès à un outil en cas de risque avéré pour la confidentialité des données ;
• Référent IA : Monsieur Pascal MERCIER, gérant et expert-comptable, qui pilote la charte, anime la formation et centralise les signalements.

XI.Contact

Pour toute question relative à l'utilisation de l'IA au sein du Cabinet, pour exercer vos droits, ou pour signaler une préoccupation : administration@pmeconsultance.fr

Pour aller plus loin sur le cadre réglementaire :

• Commission européenne — AI Act : digital-strategy.ec.europa.eu
• CNIL — IA : www.cnil.fr/fr/intelligence-artificielle
• Conseil National de l'Ordre des Experts-Comptables : www.experts-comptables.fr